On va parler d'un sujet hautement stratégique dans l'entreprise (vous n'êtes pas prêt), à la portée considérable et pourtant souvent négligé : les signatures emails ! Vous ne vous y attendiez pas et pourtant c'est un problème universelle que rencontre toutes les sociétés. On ne sait pourquoi mais il y a ce brin de rébellion sur les signatures mails, cette créativité propre à chacun et qui ne va jamais dans le sens de l'entreprise ! Souvenez-vous de ce petit nouveau qui effectue son 1er jour on lui dit quoi pour sa signature mail ? DEBROUILLE TOI. Mais noooon, stop !!! Une signature email ça s'harmonise, ça s'automatise, c'est beau et c'est propre...

"On imagine pas comme un sujet qui peut paraitre si insignifiant et si simple est en réalité un véritable irritant au sein de l'entreprise ! Les exemples ne manquent pas, que ce soit lors de l'intégration d'un nouvel arrivant, la communication d'un bandeau, d'une news ou encore la traduction de son poste ou fonction en interne et externe, la signature email dans l'entreprise c'est un peu le truc qui blase tout le monde."

Mais pourquoi avoir une signature email harmonisée et corporate et si importante ?

"L'image, l'image, l'image ! Et pleins d'autres raisons..."

1. Professionnalisme et cohérence : tous les collaborateurs ont une présentation cohérente et professionnelle dans leurs communications par email que ce soit vers l'externe ou à l'interne. Cela renforce l'image de l'entreprise et donne une impression de fiabilité et de sérieux aux destinataires (si si on vous assure).
2. Marque, identité et informations essentielles : la signature peut inclure le logo, les couleurs ou encore les informations de contact de l'entreprise et du collaborateur. Cela permet de renforcer la visibilité de la marque et aider à la reconnaissance de l'entreprise parmi les destinataires des emails.
3. Conformité et juridiction : dans certains secteurs, il peut être nécessaire de fournir certaines informations légales obligatoires dans les signatures emails, comme le numéro d'immatriculation de l'entreprise.
4. Marketing et communication : nouvelle vidéo d'entreprise ou encore campagne marketing à travers un bandeau, il peut être utile d'harmoniser ces informations et d'en contrôler l'utilisation.

À contrario une mauvaise politique de signature email peut totalement desservir votre entreprise !

"Vous vous souvenez de votre premier jour dans la boîte ? Elle était comment votre signature email ? Vous avez dû contacter le service informatique, ou encore la faire vous même ?"

1. Manque de professionnalisme : des signatures emails incohérentes ou mal conçues peuvent donner une impression négative aux destinataires (prospect, client, collaborateur). Cela peut clairement nuire à l'image de l'entreprise !
2. Difficulté à trouver (ou comprendre) les informations nécessaires : si les signatures emails des collaborateurs sont différentes les unes des autres, il peut être difficile pour les destinataires de trouver rapidement les informations de contact ou les détails pertinents d'un collaborateur spécifique. Et on ne parle même pas des inventions de nom de postes/fonctions, les mauvaises couleurs, le mauvais logo et on en passe...
3. Incohérence de marque : l'absence de signatures emails uniformes peut entrainer une incohérence de la marque. Cela peut rendre plus difficile la création d'une identité d'entreprise solide et reconnaissable.
4. l'intégration de nouveaux collaborateurs : ne sous estimez pas l'importance d'une signature email pour vos collaborateurs ni la mauvaise expérience que celle de la débrouille absolue du premier jour pour passer 4 heures à créer sa propre signature email.

Avec Scribe vous pouvez créer, contrôler et mettre à jour les signatures email de vos collaborateurs en un clic et en faire un véritable outil marketing !

"L'utilisation de Scribe pour créer et contrôler les signatures email dans votre entreprise offre une approche centralisée, cohérente et efficace. Cela permet d'avoir une image professionnelle, facilite la gestion et offre une certaine flexibilité pour répondre aux besoins spécifiques de votre entreprises.

1. Facilité de création : Scribe offre une interface conviviale et intuitive qui facilite la création de signatures email. L'outil propose des modèles préconçus que vous pouvez personnaliser en fonction des besoins spécifiques de votre entreprise. Cela permet de gagner du temps et d'éliminer les complications liées à la création manuelle de chaque signature.
2. Cohérence et uniformité : Scribe c'est la garantie de signatures email uniformes et cohérentes dans toute l'entreprise et pour tous les collaborateurs. Vous pouvez facilement définir un modèle de signature standard (vous pouvez même le faire en fonction des services) avec les informations essentielles telles que le nom, le poste, les coordonnées et le logo de l'entreprise (et bien plus encore). Ce qui aide grandement à renforcer l'image de marque et à donner une véritable impression de professionnalisme à chaque communication par email.
3. Gestion centralisée : Scribe permet de gérer toutes les signatures email à partir d'un seul emplacement centralisé. Vous pouvez facilement mettre à jour les informations de contact, les logos ou tout autre élément de la signature pour tous les utilisateurs de l'entreprise. Cela simplifie la gestion et vous évite de devoir apporter manuellement des modification à chaque compte individuel.
4. Suivi et contrôle : Scribe offre des fonctionnalités de suivi et de contrôle pour les signatures email. Vous pouvez vérifier si les signatures sont correctement appliquées et utilisées par les employés. Cela vous permet de vous assurer que toutes les communications sortantes respectent les normes établies par l'entreprise.
5. Flexibilité : Scribe permet souvent de personnaliser les signatures email en fonction des rôles ou des départements au sein de l'entreprise. Vous pouvez configurer différentes signatures pour différents groupes d'utilisateur, ce qui est particulièrement utile dans les grandes organisations où les besoins peuvent varier en fonction des équipes.

L'un des avantages clés de Scribe c'est son intégration à Google Workspace.

"Le must have c'est son intégration à Google Workspace, la suite d'outils de productivité en ligne de Google. Elle offre une gestion simplifiée, une automatisation des mises à jour, une cohérence à travers les applications Google, une gestion centralisée des modèles de signature et une sécurité des données pour les signatures email de votre entreprise.

1. Gestion simplifiée des utilisateurs : Scribe s'intègre directement à Google Workspace, ce qui signifie que vous pouvez facilement synchroniser les utilisateurs existants de votre domaine Google à Scribe (et ouai !). Cela permet (entre autre) une gestion intelligente de vos collaborateurs, car les changements apportés aux comptes Google Workspace se reflèteront automatiquement dans les signatures email générées par Scribe.
2. Automatisation des mises à jour : l'intégration avec Google Workspace permet également une automatisation des mises à jour des signatures email. Lorsque vous apportez des modifications aux informations de contact ou aux logos dans Google Workspace, Scribe mettra automatiquement à jour les signatures email correspondantes pour tous les utilisateurs concernés. Cela vous évite d'avoir à effectuer des modifications manuelles pour chaque compte individuel.
3. Cohérence à travers les applications Google : en utilisant Scribe avec Google Workspace, vous pouvez garantir une cohérence de signature à travers les différentes applications Google, telle que Gmail. Les signatures email générées par Scribe seront automatiquement appliquées lors de l'envoi d'email depuis Gmail.
4. Gestion centralisée des modèles de signature : l'intégration avec Google Workspace permet également une gestion centralisée des modèles de signature. Vous pouvez créer et personnaliser les modèles de signature dans Scribe et ces modèles seront facilement accessibles à tous les utilisateurs via Google Workspace. Cela garantit que tous les employés utilisent le même modèle de signature approuvé par l'entreprise, renforçant ainsi la cohérence de la marque.

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Fumply peut vous aider à mettre en place le bon outil de signature e-mail dans votre entreprise

Avec Fumply nous intervenons sur l'efficacité opérationnelle de votre organisation interne (à travers le digital workplace) et l'efficacité commerciale dans le suivi de la relation client (CRM, ERP et acquisition clients) à travers le diagnostic, l'audit, la mise en oeuvre ou encore l'accompagnement. Et c'est dans ce cadre là que nous pouvons vous accompagner à mettre en place la bonne solution de gestion de signature email dans votre entreprise, comme nous l'avons fait avec la mise en place de Scribe intégrée à Google Workspace chez notre client en édition de logiciel métier sur mesure en Low Code/ No Code Egiteko à Lyon.