Gérez un projet léger en équipe avec Spaces de Google Workspace !
François Demoulin
10/9/2023
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Digital Workplace
Google Workspace Spaces, un outil puissant pour vous aider à gérer des projets légers en équipe.
Google Workspace Spaces est un outil puissant qui peut vous aider à gérer des projets légers en équipe. Il vous permet de créer des espaces de travail dédiés à vos projets, de collaborer sur des fichiers, de suivre les tâches et de communiquer avec votre équipe.
Voici les étapes à suivre pour gérer un projet léger en équipe avec les espaces Google :
Créez un espace de travail pour votre projet.
La première étape consiste à créer un espace de travail pour votre projet. Pour ce faire, rendez-vous sur la page d'accueil de Google Workspace et cliquez sur l'onglet "Espaces". Cliquez ensuite sur le bouton "Nouveau" et sélectionnez "Espace de travail".
Dans la fenêtre de création d'espace de travail, saisissez un nom pour votre espace de travail et une description facultative. Vous pouvez également choisir d'ajouter une image d'en-tête. Cliquez ensuite sur le bouton "Créer".
Invitez vos collaborateurs à rejoindre l'espace de travail.
Une fois que vous avez créé votre espace de travail, vous pouvez inviter vos collaborateurs à le rejoindre. Pour ce faire, cliquez sur l'onglet "Personnes" et cliquez sur le bouton "Inviter".
Dans la fenêtre d'invitation, saisissez les adresses e-mail de vos collaborateurs. Vous pouvez également choisir d'ajouter un message personnalisé. Cliquez ensuite sur le bouton "Envoyer".
Ajoutez des fichiers au projet.
Vous pouvez ajouter des fichiers à votre projet en les faisant glisser et en les déposant dans l'espace de travail. Vous pouvez également cliquer sur l'onglet "Fichier" et cliquer sur le bouton "Nouveau".
Vous pouvez créer des tâches pour votre projet en cliquant sur l'onglet "Tâches" et en cliquant sur le bouton "Nouvelle tâche".
Dans la fenêtre de création de tâche, saisissez un titre pour la tâche, une description facultative et une date d'échéance. Vous pouvez également choisir d'assigner la tâche à un collaborateur spécifique. Cliquez ensuite sur le bouton "Créer".
Assignez des tâches à vos collaborateurs.
Une fois que vous avez créé une tâche, vous pouvez l'assigner à un collaborateur spécifique en cliquant sur le bouton "Assigner".
Dans la fenêtre d'assignation, saisissez l'adresse e-mail du collaborateur à qui vous souhaitez assigner la tâche. Vous pouvez également ajouter un message personnalisé. Cliquez ensuite sur le bouton "Assigner".
Suivez l'avancement des tâches.
Vous pouvez suivre l'avancement des tâches en cliquant sur l'onglet "Tâches". Les tâches non terminées seront marquées en rouge. Vous pouvez également cliquer sur une tâche pour afficher plus d'informations, telles que l'état de la tâche, les commentaires et les échéances.
Communiquez avec votre équipe.
Vous pouvez communiquer avec votre équipe en utilisant la fonction de chat de l'espace de travail. Pour ce faire, cliquez sur l'onglet "Chat" et commencez à taper votre message. Vous pouvez également envoyer des fichiers ou des liens à vos collaborateurs.
En suivant ces étapes, vous pouvez facilement gérer un projet léger en équipe avec les espaces Google.
Voici quelques conseils supplémentaires pour tirer le meilleur parti des espaces Google pour la gestion de projet.
Utilisez des étiquettes pour organiser vos fichiers et tâches : Les étiquettes vous permettent de regrouper vos fichiers et tâches par thème ou par importance. Cela vous aidera à trouver rapidement les informations dont vous avez besoin.
Créez des filtres pour afficher les fichiers et tâches pertinents : Les filtres vous permettent d'afficher uniquement les fichiers et tâches qui correspondent à certains critères. Cela vous aidera à rester organisé et à ne pas vous surcharger d'informations.
Utilisez les notifications pour rester au courant de l'avancement du projet : Les notifications vous permettent d'être informé des modifications apportées aux fichiers, aux tâches et aux conversations de l'espace de travail. Cela vous aidera à rester à jour sur le projet et à ne manquer aucune échéance importante.
Définissez des dates d'échéance et des priorités pour les tâches : Les dates d'échéance et les priorités vous aideront à garder le projet sur la bonne voie et à vous assurer que les tâches les plus importantes sont terminées à temps.
Utilisez les commentaires pour partager des idées et des suggestions : Les commentaires vous permettent de partager des idées et des suggestions avec vos collaborateurs sans avoir à envoyer d'e-mails ou à organiser des réunions. Cela peut vous aider à gagner du temps et à améliorer la communication au sein de votre équipe.
Créez des sous-espaces pour les différents aspects de votre projet : Les sous-espaces vous permettent d'organiser votre projet en sections plus petites et plus faciles à gérer. Cela peut être utile pour les projets complexes ou pour les projets qui impliquent plusieurs équipes.
Utilisez les modèles d'espace de travail pour créer rapidement de nouveaux espaces de travail : Google Workspace Spaces propose une bibliothèque de modèles d'espace de travail que vous pouvez utiliser pour créer rapidement de nouveaux espaces de travail pour différents types de projets.
Gérez les permissions pour contrôler qui peut accéder à votre espace de travail : Les permissions vous permettent de contrôler qui peut accéder à votre espace de travail et à quoi ils peuvent accéder. Cela peut être utile pour protéger les informations sensibles ou pour empêcher les collaborateurs d'apporter des modifications non autorisées aux fichiers et aux tâches.
