10 ans ce n'est pas rien pour une entreprise ! Rare sont les sociétés à atteindre cette maturité (on l'oublie) et notre client Ciliabule (agence de conseil spécialisée dans la stratégie marketing) fait partie de ses entreprises qui réussissent et qui se développent dans le temps "long" avec des clients fidèles (et conquis). Mais 10 ans pour une société c'est aussi énorme, on se pose des questions, on remet à plat certains outils dans l'organisation de tous les jours. Alors oui ça marche, mais il y a le désir de gagner en efficacité, en collaboration, d'uniformiser et d'harmoniser leur fonctionnement.
On le sait, c'est compliqué d'être au four et au moulin pour une TPE. Encore plus quand on doit produire (business first) et à la fois transformer son organisation et les outils digitaux qui nous accompagnent dans le quotidien. Dans le cadre de son développement Ciliabule souhaite refondre et optimiser certains de ses process, méthodes et outils digitaux. C'est là que Fumply intervient !
Est-ce que notre système de "drive" actuel est le plus efficace et permet une bonne collaboration ? Est-ce qu'on utilise bien les outils auxquels nous souscrivons (et sont-ils toujours utiles) ? Le besoin d'hier correspond-il toujours au besoin d'aujourd'hui ? Comment réussir à simplifier les tâches annexes (achat, vente, suivi client) afin d'optimiser la gestion globale (CRM et Finance) ?
Mais quel est exactement le problème de Ciliabule, un manque de client ? Non. Un manque de CA ? Non plus. Tout simplement, le manque de temps. Ces sujets prennent du temps, ils nécessitent une phase de diagnostic, de réflexion, mais aussi de benchmark et ensuite de réalisation (paramétrage, configuration,...). Pour résumer on retraite le passif pour améliorer le présent et préparer l'avenir. L'objectif globale étant d'avoir une meilleure gestion dans le futur, plus de temps et une meilleure efficacité.
Nous avons identifié en amont avec le client deux axes, premièrement une problématique liée au système de Drive actuel (sous Dropbox) et deuxièmement le souhait de mettre en place une solution CRM (Customer Relationship Management) complète sous forme de logiciel de gestion tout-en-un.
Le sujet du "Drive" est un sujet très large, en fonction du choix pris par la société il implique derrière le choix de l'ensemble des outils collaboratifs (si vous passez par Google Workspace automatiquement vous avez accès à l'ensemble des outils collaboratifs Google comme Docs, Sheet, Slide,...) Sans réellement le savoir notre client avait souscrit à deux solutions de Drive.
La solution de Drive Dropbox : c'était un choix "volontaire" pour la partie Drive et exclusivement pour cette partie, c'est la solution du quotidien et celle qui était utilisé.
La solution de Google Workspace : beaucoup d'entreprise sont dans ce cas, elles décident de créer leurs adresses e-mails professionnelles via google mais en faisant ça elles souscrivent à Google Workspace et à l'ensemble de ses outils (Drive, Docs, Sheet,...) qui est une suite très complète.
Dans ce genre de projet la base est déjà de traiter l'existant, de savoir si on utilise complètement l'outil auquel on a souscrit et là il y a de nombreuses surprises.
Résultat notre client se retrouve à payer 2 fois le même service. Nous avons fait le choix de couper Dropbox afin d'utiliser complètement la solution de Google (qui dispose d'un ensemble d'outils collaboratifs que n'a pas Dropbox). En faisant cela c'est une économie > 1000 €/an pour Ciliabule et donc un gain d'argent, plus d'efficacité et plus de collaboratif pour l'avenir.
Le pas à pas du projet Google Workspace :
Nous sommes partis de zéro. Il n y avait pas d'outils ou de logiciels spécifiques mis en place par notre client. Nous avons découpé cet axe en deux parties avec un moment important de compréhension du process actuel sur la partie prospection/vente et facturation/gestion (le livrable étant la création d'un workflow précis de l'existant). Sans compréhension du besoin réel du client le risque est de taper "à côté" avec au final une perte de temps et d'argent.
Il y a pléthore d'outils et de suite CRM, en trouver un n'est pas compliqué, trouver le bon c'est une autre affaire. Certains sont dédiés à la prospection d'autre à la gestion, ou encore au marketing. Prendre le mauvais CRM c'est des mois de perdus, beaucoup de frustration et de l'argent jeté par les fenêtres.
Dans notre cas est ressorti le besoin d'une plateforme global de gestion tout en un avec deux parties identifiées la prospection/vente et la facturation/gestion. Nous avons pris le choix de mettre en place un CRM français qui répond parfaitement à l'ensemble de ces besoins, la suite CRM Sellsy.
Le pas à pas du projet suite CRM Sellsy dans sa phase de diagnostic :
Le pas à pas du projet suite CRM Sellsy dans sa phase de configuration et paramétrage :
